Если кто еще не в курсе, я обожаю изучать методики тайм-менеджмента и составлять списки . Домашние уже знают, что вечером в воскресенье я "пропадаю для общества" - закрываюсь в комнате и пишу списки. Сначала я пишу или корректирую список "инициатив" на месяц - это те направления, которые я хочу охватить в конкретном месяце. Не дела, а именно направления. Такой перечень я составляю на отдельной картонке, по совету Глеба Архангельского, потом эту картонку я использую как вкладыш в ежедневник, чтобы "инициативы" всегда были на виду.
После этого я записываю в ежедневнике дела на неделю - туда я помещаю самые важные дела, о которых нельзя забыть! Часто напротив дела я ставлю конкретную дату, когда нужно им заняться.
И - на конечном этапе - я заполняю графу на следующий день, т.е. на понедельник . Обычно понедельник у меня очень тяжелый день, требующий огромных внутренних сил и большой раскачки, поэтому на него я стараюсь не планировать ничего важного. Только приятные мелкие дела, которые помогут "влиться в неделю".
В остальные дни я стараюсь заполнять ежедневник по максимуму, потому что знаю, что, чем больше дел, тем больше успеваешь. По крайней мере, в моем случае это правило работает. Но опять же, я поняла, что все люди по темпу работы делятся на "степенных" и "авральных". "Степенные", как мой муж, выполняют все дела заранее или к сроку, предпочитают работать не торопясь, не перерабатывают и не перенапрягаются, но и часто не умеют отдыхать, не делают больших перерывов в работе, предпочитают трудиться по стандартному графику "от забора и до обеда".
"Авральные", как я, работают всплесками, по гибкому графику, предпочитают сразу хвататься за огромный массив работы, делать его в один присест, а затем долго, порой в течение нескольких суток, приходить в себя, пассивно отдыхая на диване и отсыпаясь, стараются работать по гибкому графику, не в фиксированное время.
А вы в каком темпе работаете? Может быть, есть промежуточные варианты?:)
К чему я все это вспомнила - откопала тут одну из своих старых статей по составлению списков дел, в которой я анализирую опыт тех, кто писал о тайм-менеджменте. Надеюсь, вам будет интересно.
В СПИСКАХ ЗНАЧИТСЯ!
Спискомания тайно захватила мир. Мы постоянно заносим списки дел в ежедневники, компьютеры, мобильные телефоны, используем специальные программы, вешаем «напоминалки» на холодильники и зеркала в ванной, пытаемся разработать систему поощрений, но чаще всего систематизированные дела так и остаются нереализованными.
Почему, задаемся мы вопросом и разводим руками, вспоминая известную поговорку: «Сила есть, воля есть. А силы воли нет!». Однако, возможно, всему виной не отсутствие целеустремленности, а неправильный подход к составлению списков и распределению дел. Между тем, есть специальные методики, которые действительно способны упростить жизнь, например…
100 ДЕЛ ЗА 30 ДНЕЙ
«Господи, я прошу не о чудесах и не о миражах, а о силе каждого дня. Научи меня искусству маленьких шагов»
СУТЬ МЕТОДИКИ: Организатор сайта, коуч-тренер Наталья Одегова утверждает, что потом - значит, никогда . Несделанные дела месяцами висят на нас мертвым грузом, но для того, чтобы сбросить этот груз, недостаточно просто занести «висяки» в список . Сначала нужно понять, почему мы изо дня в день откладываем их выполнение. Возможно, проблема в том, что мы пытаемся объять необъятное. Есть так называемые «дела-слоны», которые невозможно выполнить в один присест. Например, вы можете постоянно переносить в ежедневнике запись «Похудеть!», но лишние килограммы и не собираются уходить. Не торопитесь обвинять себя в лени, виновата именно неправильная постановка цели. Что значит «похудеть»? Эта формулировка слишком обширна и не дает нам детального представления, что именно нужно сделать для похудения. Такое «дело-слон» нужно «есть» по частям . Для начала стоит конкретизировать конечный результат: не просто «похудеть», а «сбросить 3 килограмма и подтянуть мышщы». Дальше определяемся со сроками и поэтапными действиями: «в этом месяце я собираюсь сбросить 1 килограмм путем тренировок под руководством тренера, отказа от сладкой и жирной пищи и плавания в бассейне 2 раза в неделю». «Кусочки слона» записываем в ежедневник. И такие части нужно отделить от «слонов» по всем значимым областям жизни: здоровье, финансы, учеба, работа, личная жизнь. Сто дел набегает очень быстро. Важно, чтобы каждое действие можно было выполнить за один раз.
В отдельный список стоит поместить рутины или повторяющиеся дела, например, утренняя гимнастика, косметические процедуры и так далее . На каждую рутину нужно выделить определенное время. Через 20-30 дней постоянного повторения рутины входят в привычку, и вы будете выполнять их уже автоматически, не заглядывая в ежедневник.
После того, как списки составлены, жизнь значительно упрощается. Вам остается только каждый день по настроению выбирать из списка «100 дел» несколько заданий, которые вам хочется сделать именно сегодня . Не забудьте добавить в перечень и приятные занятия : посмотреть фильм, который давно мечтали увидеть, купить новое комнатное растение, послушать диск с модной музыкой. И, конечно, по итогам выполнения заданий нужно придумать себе поощрение. Успевать все - значит, также успевать отдыхать и радоваться жизни!
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ: Чтобы усилить эффективность этой техники, лучше заручиться поддержкой близких или друзей. Например, попросить сестру контролировать ваше выполнение дел или устроить соревнование с подругой, кто быстрее поставит выполненные галочки в списке, а за успех наградить себя совместным походом в спа-салон. Список с делами лучше всего распечатать и повесить над рабочим столом, на холодильник или любое другое видное место . Если дела записаны в блокнот или, что еще хуже, занесены в компьютер, о них быстро забываешь. Проверено на практике! А для абсолютной успешности эксперимента можно вступить в интернет-сообщество, где каждый месяц участники соревнуются, кто успеет выполнить максимум из поставленных задач. Победителя ждет виртуальная слава и реальное удовлетворение своей жизнью.
Продолжение следует...
Наверное, вы уже составляете списки дел, чтобы не забыть ничего важного. Но всегда ли у вас хватает времени на то, чтобы выполнить все дела из списка?
Мы собрали для вас 12 советов, как правильно планировать свой день, тем самым увеличивая продуктивность и используя свое время по максимуму.
1) Пользуйтесь приложением
Хотя некоторые из нас предпочитают по старинке пользоваться ежедневником или клеить записки на монитор, такой список сложно все время держать под рукой. К тому же, ежедневник можно случайно оставить дома и из-за этого забыть что-то важное.
Большинство приложений-менеджеров задач могут синхронизироваться на всех ваших устройствах, так что у вас всегда будет доступ к списку дел: не только на рабочем месте, но и во время командировки, или на совещании.
На рынке приложений есть множество менеджеров задач с разным набором функций и интерфейсом, так что вы можете выбрать приложение по вкусу. Возможно, вам приглянется что-то из списка 9 лучших менеджеров задач по версии Forbes . Среди них есть как платные, так и бесплатные приложения, так что обратите внимание на описания и скриншоты.
Лично нам нравится Todoist из-за его простого и понятного интерфейса.
2) Планируйте свой день заранее
Планы на следующий день лучше всего составлять накануне вечером. Благодаря этому вы прямо с утра можете приступить к выполнению задач, не тратя лишнее время на размышления и расстановку приоритетов, и так список невыполненных задач будет сокращаться быстрее.
Попробуйте каждый вечер выделять 10 минут на то, чтобы распланировать завтрашний день. Используйте календарь или планировщик и выделите достаточно времени на каждую задачу. Если времени на все задачи не хватает, пересмотрите ваш список и расставьте приоритеты заново.
Не лишним будет в течение дня делать пометки о том, что вы хотите сделать завтра. Вечером рассортируйте эти заметки и добавьте их в календарь.
3) Разделяйте работу и личную жизнь.
В мире современных технологий разделять работу и личную жизнь бывает сложно, так что очень важно найти баланс. Не очень-то полезно во время работы волноваться о том, что нужно отвезти кота к ветеринару или забрать пуховик из химчистки, равно как и во время ужина с семьей или друзьями не совсем уместно думать о маркетинговых кампаниях или той презентации, которую вам нужно провести в понедельник. Из-за этого ваша производительность и сосредоточенность может снижаться, а уровень стресса - повышаться.
Разделяйте личные и рабочие задачи в вашем списке дел. Во многих менеджерах задач можно создавать отдельные списки, но если вы продолжаете невольно заглядывать в рабочий список дома или в личный список на работе, можете попробовать разные приложения.
4) Составьте список того, чего делать не нужно
Если вам часто не хватает времени на выполнение всех задач из списка дел, попробуйте составить список того, чего делать не нужно. Проанализируйте всё то, чем вы занимаетесь, и попробуйте отказаться от вещей, которые не приносят особой пользы.
Задайте себе несколько вопросов о том, как вы проводите время на работе. На что вы тратите больше всего времени? Как определенные вещи меняют вашу жизнь? Полезны ли эти вещи для вашей карьеры? А для личной жизни? Составьте список вещей, которые не приносят пользы, не реализуемы или просто зря отнимают ваше время.
Например:
Не назначайте встречи с каждым, кто об этом просит
Не делайте вручную то, что можно автоматизировать
Не тратьте много времени на мелочи (вроде выбора подходящего шрифта для заголовка)
Создание такого списка - это хорошее психологическое упражнение, которое поможет вам избавиться от вещей, расходующих ваше время и отвлекающих ваше внимание. Конечно, такой список не нужно составлять регулярно - достаточно обновлять его пару раз в год.
Если у вас пока нет вдохновения, можете переписать в свой список несколько пунктов отсюда или отсюда .
5) Сделайте ваш список дел доступным для других
Для этого есть несколько причин. Во-первых, так вы будете более ответственны. Если вы знаете, что у ваших коллег или знакомых есть доступ к списку ваших дел, вы, скорее всего, будете стараться лучше расставлять приоритеты и ставить реалистичные цели. Также это будет мотивировать вас на выполнение планов в обещанный срок.
Во-вторых, это необходимо в случае, если вы работаете над одной задачей с вашим деловым партнером или командой. Некоторые приложения (мы в Чатре используем Asana , но Basecamp тоже отличный инструмент) позволяют вам разделять задачи на подзадачи, и каждую подзадачу назначать нужному человеку. Благодаря таким приложениям вы можете держать коллег в курсе вашего прогресса, а также оставлять комментарии, если вам нужно что-то обсудить или уточнить.
6) Резервируйте время в календаре
Если вы пользуетесь приложением, которое позволяет вашим коллегам или клиентам получать доступ к вашему календарю, а также дает им возможность добавлять в него задачи или назначать встречи, вам стоит резервировать блоки времени, во время которых вы сможете заняться делами, не отвлекаясь ни на что другое.
Нужно набросать план речи? Зарезервируйте несколько часов после обеда или с утра. Предстоит встреча с важным клиентом, и хотите заранее уточнить некоторую информацию? Зарезервируйте полчаса перед встречей.
Крейг Джарроу, автор Time Management Ninja , однажды зарезервировал почти половину времени в своем календаре в Outlook и в каждый блок поставил задачу, которую ему нужно было выполнить. В результате неделя оказалась невероятно продуктивной. Благодаря резервированию времени он избежал приглашений на спонтанные совещания, смог выполнить свои обязательства и не позволил другим его отвлекать.
Совет от Time Management Ninja: используйте только один календарь. Можно использовать разные цвета для личных и рабочих задач, но календарь должен быть только один, если вы не хотите упустить что-нибудь важное.
7) Группируйте задачи
Мультизадачность - это миф . Даже если вам кажется, что вы легко справляетесь с несколькими задачами одновременно, исследование показывает, что наш мозг на это неспособен. Он не выполняет задачи одновременно, а просто быстро переключается между ними.
Предположим, вы отвечаете на письма, слушая музыку. Попробуйте одновременно печатать ответ и осознавать слова песни - скорее всего, это окажется довольно сложно. И каждый раз, когда вы переключаетесь между осознанием музыки и обдумыванием ответа, в вашем мозгу останавливается один процесс и запускается другой. Это влияет на нас негативно: из-за такого переключения мы тратим время (пусть и микросекунды) и энергию, работаем менее эффективно и рискуем допустить больше ошибок.
Возможно, во время рабочего дня вы часто отвлекаетесь - помимо работы над основной приоритетной задачей, вы проверяете почту, отвечаете на звонки и сообщения, слушаете голосовую почту, и т.д. Чтобы увеличить продуктивность, попробуйте группировать похожие задачи.
Несколько примеров того, что стоит сгруппировать:
- Электронная почта. Проверяйте почту и отвечайте на письма один или два раза в день вместо того, чтобы отвечать на них сразу (если вы, конечно, не работаете в поддержке). Например, выделите на это время перед обедом и вечером.
- Телефонные звонки. Записывайте куда-нибудь контакты всех людей, которым вам нужно позвонить, и раз в день совершайте все необходимые звонки за один заход. Время можете выбрать сами, но лучше исключить обеденные часы.
- Задачи. Когда у вас есть важные задачи, которые тем или иным образом между собой связаны, лучше выполнять их разом, одну за другой.
- Планирование. Выделите несколько часов на то, чтобы обдумать и спланировать вашу следующую крупную цель или идею.
- Отслеживание информации. Можно легко «подсесть» на проверку данных и постоянно проверять статистику вашего сайта или показатели по месячной выручке. Выделите на это отдельное время и проверяйте данные раз в неделю или месяц.
8) Назначайте срок исполнения задачи
У вас бывало такое, что у какой-то важной задачи не было конкретных временных рамок, и вы откладывали ее «на потом» до тех пор, пока задача не стала срочной?
Ставьте сроки исполнения для каждой задачи в вашем списке дел, особенно для важных задач. Постарайтесь назначать конкретные даты, потому что, продлив время исполнения однажды, вы, скорее всего, продлите его снова. Все сроки лучше сохранять в одном месте. Здесь вам пригодятся менеджеры задач - почти у всех подобных приложений есть возможность сортировки по срокам исполнения, благодаря чему вам будет легче расставлять приоритеты.
Разбивка задач на подзадачи тут тоже пригодится, потому что вы сможете обозначить сроки исполнения для каждой подзадачи, и благодаря этому вы более четко сможете осознавать, какие шаги вам нужно предпринять для достижения цели. Даже если у вас и не получится исполнить задачу в срок, учитесь на своих ошибках и избегайте подобного в будущем.
9) Избавьтесь от вещей, которые вас отвлекают, и боритесь с прокрастинацией
Современные технологии позволяют нам (а иногда даже и поощряют) постоянно быть онлайн, так что отвлечься от работы довольно легко. Вы начинаете работу над задачей, и вдруг вам приходит уведомление, что ваш друг отметил вас на фото, вы ненадолго открываете страничку в соцсети, и внезапно осознаете, что прошло уже пять часов, а вы смотрите ещё одно видео с котиками.
Мы все периодически становимся жертвами прокрастинации. Для борьбы с ней есть специальные приложения, которые не дадут вам отвлекаться от работы. Вы сами можете решить, насколько строгим оно должно быть - некоторые приложения просто подсчитывают время, которое вы проводите в соцсетях или на других «непродуктивных» сайтах, а некоторые приложения могут полностью блокировать доступ к таким сайтам. Вот несколько приложений, которые вы можете попробовать:
RescueTime - это условно бесплатное приложение для Windows, которое может подсчитывать, сколько времени вы тратите на разные действия, и показывать вам статистику. Вы можете ставить личные цели и указывать, какие действия являются для вас «продуктивными». Например, если вы работаете в сфере дизайна, то посещение Behance и работа в фоторедакторах - это часть рабочего процесса, а не отвлекающий элемент. Если у вас Mac, можете попробовать таймер Thyme .
Go F*cking Work - это бесплатное расширение для Chrome, которое будет материться каждый раз, когда вы заходите на сайты, которые вас отвлекают.
Freedom - это приложение для iPhone, iPad, Mac и Windows, которое позволяет вам блокировать определенные сайты или полностью блокировать интернет-соединение в течение определенного времени. Подписка стоит от 2.42 долларов в месяц, но у них есть бесплатный 7-дневный пробный период
Productivity Owl - еще одно бесплатное расширение для Chrome, которое позволяет вам заходить на сайты, которые вы укажете в настройках, но только на определенное время, так что вы сможете быстро найти нужную вам информацию и вернуться к работе. Вы также можете указать «свободное время», во время которого отключаются все ограничения.
Если вы не хотите использовать приложения, попробуйте просто перевести телефон в авиарежим.
10) Попробуйте технику помидора
Технику помидора (Pomodoro) придумал Франческо Чирилло в начале 90х. Техника получила такое название из-за того, что Франческо, на тот момент студент итальянского университета, пользовался таймером в виде помидора для отслеживания своей работы. Метод довольно прост: когда у вас есть задача или серия задач, вам нужно разбить работу на короткие отрезки времени (25 минут), разделенные небольшими паузами (5 минут). Такие отрезки называются «помидорами».
Запустите таймер или используйте специальное приложение и на 25 минут полностью погрузитесь в работу над задачей. Постарайтесь не отвлекаться на звонки или оповещения. Если вы вдруг вспомните, что вам нужно сделать что-то еще, запишите это на листке бумаги и продолжите работать. Когда таймер отсчитает 25 минут и подаст сигнал, сделайте паузу - разомнитесь, заварите себе чашечку кофе, помедитируйте или сделайте еще что-нибудь расслабляющее, не связанное с работой. И начните новый «помидор». После каждых 4 «помидоров» делайте большую паузу в 20-30 минут.
Нам нравится приложение Pomotodo , но вы можете использовать другое приложение, которое вам больше понравится. Их довольно много - от простых таймеров для браузера или телефона до специализированных инструментов.
У этой техники есть много преимуществ. Во-первых, она наглядно демонстрирует, сколько времени и усилий требуется на определенную задачу, так что вы сможете примерно представлять, сколько «помидоров» займет похожая задача. Во-вторых, так вы будете меньше отвлекаться - редкое сообщение бывает настолько важным, что не может подождать 25 минут.
Также благодаря технике помидора повышается качество вашей работы - обычно во время одного «помидора» вы работаете над одной задачей, и у вас, скорее всего, останется дополнительное время на то, чтобы проверить ошибки и «прилизать» работу. К тому же, если вы регулярно будете разделять свое рабочее время на «помидоры», это войдет в привычку, и вам гораздо легче будет придерживаться сроков и выполнять всё вовремя.
11) Награждайте себя за выполнение задач
Конечно, вычеркивание очередной задачи из вашего списка дел может доставлять удовольствие само по себе, но иногда нам нужна дополнительная мотивация для того, чтобы сосредоточиться на работе. Особенно, если вы делаете что-то, что вам не нравится. Тогда самое время придумать систему наград!
Например, после выполнения каждой задачи, вы можете позволить себе зайти на любимый сайт, съесть или выпить что-нибудь вкусное, или посмотреть интересное видео. Можете даже попробовать платить самому себе каждый раз, когда вы завершаете работу над особо сложным проектом. Например, вы можете завести сберегательный счет в банке, или класть деньги на аккаунт в Steam, или покупать подарочные карты в любимом магазине. В зависимости от неприятности и сложности выполнения задачи вы можете решать, сколько денег вы сами себе заплатите.
Когда вы завершаете работу над совсем уж крупным и важным проектом, наградите себя соответствующе - отправьтесь в небольшое путешествие, отведите семью или друзей в модный ресторан, или займитесь чем-нибудь, чем вы хотели заняться уже давно - например, запишитесь на мастер-класс по кулинарии, отправьтесь на дегустацию вин, или побалуйте себя походом в спа-центр. Вскоре вы даже начнете радоваться сложным задачам, так как они будут ассоциироваться у вас с вознаграждением.
12) Контролируйте температуру в помещении
Исследование показывает, что температура воздуха в офисе влияет на нашу продуктивность. Работники, которым приходилось работать в холодном помещении, делали на 44% больше ошибок, а их продуктивность сократилась почти вдвое.
К тому же, мерзнущие работники постоянно отвлекались, а их производительность каждый час снижалась на дополнительные 10%. Когда нам холодно, мы тратим энергию на обогрев тела, так что на концентрацию, понимание и вдохновение энергии остается меньше.
Негативно влияет на продуктивность и жара, ведь тогда организм задействует дополнительные ресурсы на поддержание теплового баланса.
Если у вас есть такая возможность, постарайтесь поддерживать в офисе температуру в районе 22 градусов, ну и не забывайте про хорошую вентиляцию и уровень влажности.
Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.
Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; .
После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.
Как составить список дел и эффективно ему следовать
Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?
1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.
2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно. Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.
3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.
4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам . Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.
5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, . Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.
Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.
Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в и собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.
6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:
- Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
- Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
- Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
- Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
- Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
- Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти а также тренировать память и другие .
Полезные инструменты планирования
Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:
Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.
Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.
Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.
Источник:
How to actually execute your to do list or why writing it down doesnt actually get it done
Перевод:
Балезин Дмитрий
Случалось ли так, что вы успешно расставляли приоритеты задач в списке своих дел, но у вас возникали проблемы, когда вы непосредственно приступали к выполнению этих задач? Знайте, вы такой(ая) не один (одна)!
В действительности выполнить дела из «списка дел» трудно потому, что большинство людей не задумывается о том наборе привычек, которым они обладают. Сегодня мы уделим внимание тем трудностям, которые останавливают вас на пути осуществления запланированного. Также, мы рассмотрим те привычки, которые нужно себе привить, чтобы преодолеть данные проблемы.
Идея этой статьи возникла, когда недавно один из читателей Б.Дж. Тандерстоун задал мне замечательный вопрос: Многие системы повышения продуктивности, такие как GTD Дэйвида Алена (Getting Things Done – Как разобраться с делами) рассматривают вопросы того, как составить списки дел. Этому навыку легко научиться. Но проблема заключается не в том, как составить список дел, а в том, как их выполнить. Что если вы записываете на бумагу «Выполнить дела А, Б и В», но не можете заставить себя приступить ни к одному из них?
Я считаю, что многие люди не имеют трудностей с составлением списков, однако они все же сталкиваются с трудностями в осуществлении дел из этих списков.
Б.Дж. Тандерстоун перечисляет некоторые причины, с которыми он и другие люди сталкиваются. Давайте рассмотрим эти причины одну за другой.
«Приступая к делам, я ощущаю сопротивление».
Во-первых, анализировать свое сопротивление полезно, однако мы это делаем очень редко. Почему вы не хотите начинать что-либо? Определение самой проблемы может помочь вам найти решение.
Маленькие кусочки . Скажите себе, что вы будете работать над задачей только в течение 5 минут. Такой объем работы пугает гораздо меньше. Просто начните. Когда вы уже приступили к чему-либо, вам будет уже гораздо проще продолжить. Поэтому убедите себя в том, что вам лишь необходимо начать.
Мне нравится сравнивать этот совет со своей философией пробежек трусцой: вместо того, чтобы беспокоится о том, что мне придется сделать пробежку, я говорю себе, что мне лишь надо зашнуровать кроссовки и выйти на улицу. После этого, дело намного упрощается. Примените этот совет к любой другой задаче – просто запустите свою программу, выполните первую пару действий. После преодоления этой черты становится проще.
Награждайте себя . Не позволяйте себе читать свою электронную почту (или делать что-то другое, что является для вас вознаграждением – то, что вы делаете ежедневно), пока вы не потратите 10 (15 или 20, не важно) минут на работу над задачей. Запустите таймер. По окончании ваших 10 минут, установите таймер на 5 минут и читайте почту. Повторите эти действия еще несколько раз.
Пробудите интерес к выполнению задачи . Вообще то этот совет помогает решить любые трудности. Если вы испытываете интерес и воодушевление по отношению к чему-либо, вы не будете медлить и колебаться. Например, мне понравилась тема этого обсуждения, и я ощутил стимул к тому, чтобы ее написать. Как только у меня появилась возможность, я принялся за ее написание, при этом я сделал лишь один перерыв.
Но каким образом можно ощутить стимул к решению задачи? Попробуйте найти в ней что-нибудь восхитительное. Принесет ли это дело вам доход? Что вы сможете сделать с этой выручкой? Принесет ли это дело вам новых клиентов, новые возможности, новое признание? Если вы не можете найти ничего интересного и замечательного в задаче, то вам стоит рассмотреть вопрос о ее важности. И если эта задача для вас не важна, найдите возможности ее не выполнять.
Иногда возможность уничтожить (делегировать или отложить) задачу является наилучшим выходом.
«Определенные задачи или работа над определенными проектами вызывает у меня ужас».
Обычно, существует несколько причин, вызывающих у вас страх перед задачами или проектами:
1. Задачи слишком пугающи по своим объемам или масштабам . Чтобы побороть эту трудность, разбейте задачу на более мелкие части – вообще то, необходимо отрезать лишь первый кусок (именно об этом говорит Дэйвид Аллен в GTD). Такие задачи, как «Создать отчет о Х» или «Создать годовой план для Y», могут быть просто пугающими.
Однако, если вам необходимо сделать лишь одно действие, которое может заключаться в том, что вы должны «Позвонить Фрэнку и узнать статистику по X», то такое действие осуществить гораздо проще, и оно меньше вас отпугивает.
2. В действительности, вы просто не знаете, как их выполнить . Если ранее определенные действия вы выполняли менее миллиона раз, то они для вас являются незнакомыми и неизвестными. Мы все в ужасе от таких дел. Решение?
Во-первых , получите больше информации – узнайте об этой задаче все, что можете. Возможно, это потребует от вас проведения тщательных поисков в интернете, или вам придется поговорить с человеком, который это уже делал раньше. Возможно, вам придется прочитать книгу или посетить курсы.
Что бы вам ни пришлось делать, предпримите все необходимое, чтобы неизвестное стало известным.
Во-вторых , применяйте полученные знания, как можно чаще. Изучив что-либо, вы должны практиковаться в этом, чтобы стать в этой области профессионалом. Не практикуйтесь в выполнении проектов целиком – совершенствуйте свои навыки, которые вам потребуются в выполнении задач, один за другим, пока не станете квалифицированным. Доведя свои навыки до совершенства, вы больше не будете бояться этих задач.
3. Вы фокусируетесь на негативных сторонах проекта. Возможно, вы концентрируетесь на том, как сложно выполнить ту или иную задачу, или на всех препятствиях. Попытайтесь вместо этого, взглянуть на положительную сторону.
Сконцентрируйтесь на том, какие замечательные возможности предоставляет вам этот проект… возможность научиться; стать в чем-то лучше; заработать деньги; улучшить взаимоотношения; получить на долго признание; улучшить будущие возможности.
Этот совет схож с методом «почувствуйте вдохновение по отношению к чему-либо», который обсуждался в предыдущих параграфах. Если вы ищете удачных возможностей, а не проблемы, вы будете менее испуганы, и более вероятно, что вы захотите осуществить задуманное.
Copyright © 2008 Балезин Дмитрий
Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis . Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.
Почему ваши списки дел не работают
Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:
- Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
- Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
- При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.
Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен - ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.
Как вести список дел правильно
Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови . В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.
Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.
Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II . Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV , а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.
Как составить список дел на неделю: методика планирования
Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел - на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования . Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.
Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.
Пример, как оформить список дел:
Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.
| Понедельник | Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности. |
| Вторник | |
| Среда | Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы. |
| Четверг | Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем. |
| Пятница | Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике. |
Чтобы дел в to-do листах было меньше, делегируйте все, что можно. Стивен Кови рекомендует использовать «делегирование руководства». При таком подходе от сотрудника требуется получить в итоге определенный результат, а как его достичь, он решает сам. Больше не надо давать каждому исполнителю строгую пошаговую инструкцию и пристально контролировать каждое его действие. А результат будет превосходить ваши ожидания. Как этому научиться, читайте в статье, .
CRM-системы для управления временем
Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.
Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу - три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.
Например, в облачной CRM-системе вы можете и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.
Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу , и вы забудете о сорванных дедлайнах.